効率的な会議の進め方|3ステップで会議の進行をマスターしよう

プロジェクトを進めていくうえで、数え切れないほどの会議や打ち合わせを行います。
システム開発でいうと、以下のようなものが一例として挙げられす。

  • キックオフ
  • 要件定義
  • 基本設計
  • 進捗報告
  • 振り返り

でも、会議に参加していて、こんなことはありませんか?

「進行がスムーズにできず、会議がグダグタになる」
「参加者が思い思いのことを話した結果、脱線してまとまらない」
「慣例として振り返りはするけど、有意義なアクションプランが出せない」

このような無駄な会議をしないために重要になってくるのが「ファシリテーション」というスキルです。

ファシリテーション(英: facilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。
出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)

この記事では、効率的な会議を行うためのファシリテーションの方法を3つのステップに分けてご紹介します。

STEP1. 事前準備

「段取り八分、仕事二分」という言葉がありますが、事前準備の良し悪しが会議の成功を左右するといっても過言ではありません。

ここでは、事前準備に必要な5つのポイントをまとめていきます。

①目的を決める

目的を決めるときには「最終的なゴール」と「フェーズ」を意識します。

最終的なゴール

会議を通して決定したい内容です。
最終的なゴールは会議の指針になる部分なので、誰が見ても解釈がズレないように、曖昧な言葉は使わないことがポイントです。

【NG例】
社内コミュニケーションの活性化について議論する
└ 一見良さそうですが、「何のためのコミュニケーション?」「議論して終わり?」などツッコミどころがあります。

【OK例】
チームワークを高めるために必要な社内コミュニケーションのあり方と、その活性化のためのアクションプランを決める
└ 目的と着地点が明確になっています。

フェーズ

会議は大きく分けて「情報共有」「発散」「収束」の3つのフェーズに分かれます。

  • 情報共有:会議の目的や進め方など議論を進めるために必要な情報を共有するフェーズです
  • 発散:参加者に情報やアイデアを出してもらうフェーズです
  • 収束:参加者から出た情報やアイデアをまとめて結論を出すフェーズです

会議で扱うテーマが大きいと、一度の会議ですべてのフェーズを行うことは難しいです。

なので、
1回目は「情報共有」で今後の会議の進め方を確認、
2回目は「発散」で事前に宿題を設けてブレインストーミングしてもらう、
3回目は「収束」で意見をまとめて結論を出す、
というように段階的に会議を行うことで、1回1回の会議を短く、効率的に進めることができます。

②参加者を選定する

参加者の選定では「メンバー構成」と「役割」の2つを決めていきます。

メンバー構成

メンバー構成で一番良くないのが「関係者を全員入れる」というものです。

参加者が多くなるほど、色々な立場の人が自分たちの利害で好き勝手に発言したり、プロジェクトの内容をよく知らない人に余計な説明が必要だったりで、効率が下がります。

Appleの創業者スティーブ・ジョブズは、会議に必要がないメンバーがいたときに、このように対応したといいます。

彼は固まった。その目は部屋で唯一場違いなものに釘付けになっていた。ロリーだ。彼はロリーを指差して訪ねた。「君は誰だ?」

「この会議に君は必要ない、ロリーご苦労さま」。そしてスティーブは何もなかったかのように、まるでロリーが最初から存在していないかのように最新情報を話しはじめた。
Think Simple−アップルを生みだす熱狂的哲学』 ケン・ シーガル著

関係者を全員入れて安心したい気持ちは分かりますが、会議は目的に対して最高の結論を出すための場所です。

「この人は絶対必要!」と言い切れるメンバーのみに絞るようにしましょう。

役割

最低限以下の役割については、どのメンバーが担当するか決めておきましょう。

  • 司会進行:事前に決めたタイムテーブルに沿って会議を進行する人
  • タイムキーパー:タイムテーブルから時間がズレていないか確認する人
  • 議事録:会議内で出た発言等をメモしてまとめる人

③タイムテーブルを決める

タイムテーブルとは、会議の目的を達成するために、会議当日に何を・どのような順番で進めるのかをまとめたものです。

目的達成までのプロセスを具体的にイメージしておくことで、会議の進行がとてもスムーズになります。

例えば、プロジェクトの振り返りを行う場合は、以下のようになります。

【目的】
XXXプロジェクトの良かった点、問題点を洗い出し、
次回のプロジェクトに向けたアクションプランを決定する。

【タイムテーブル】
10:00〜10:05(5min) 資料ベースで目的と進め方の共有
10:05〜10:40(35min) KPTフレームワークとポストイットでブレインストーミング
10:40〜11:00(20min) ポストイットをグルーピング
11:00〜11:30(30min) 各トピックに対してアクションプランを検討
11:30〜11:45(15min) 決定事項の確認

④宿題事項を決める

会議当日までに参加メンバーに準備しておいてほしいことをまとめます。

何も準備せずに参加するメンバーが多いと、説明で余計な時間を取られたり、アイデアを出すのに時間がかかったりして、会議の時間が長くなってしまうので非常に重要です。

③のプロジェクトの振り返りでいえば、以下のような宿題を出しておくことで、会議の時間を短縮することができます。

  • 説明用資料の確認
  • PKTフレームワークに沿って、各自の良かった点・反省点を洗い出し

⑤事前に参加メンバーに告知する

①〜④で決めたことを参加メンバーに告知しますが、「会議の1週間前」と「会議の前日」の2回に分けて告知することをおすすめします。

  • 会議の1週間前までに告知する:「忙しくて宿題できなかった...」の言い訳を防止します
  • 会議の前日に再度告知する(リマインド):「会議自体や宿題を忘れていた...」の言い訳を防止します

STEP2. 当日の進行

「1. 準備段取り編」で決めたとおりに進めるだけですが、司会進行・タイムキーパー・議事録を担当する方は、以下のような点に注意しながら進めましょう。

司会進行

  • 参加者の発言が「会議の目的」からズレていないか確認し、ズレている場合は発言を止めるなどして軌道修正します。
  • タイムテーブルで決めた時間内で収まらないときは、タイムテーブルの内容を修正します。

タイムキーパー

  • タイムテーブルから時間が超過したときは、司会進行に伝えて、タイムテーブルの修正を促します。

議事録

  • 会議内で出た発言や決定事項を一言一句逃さずにメモします。保険として会議内容を録音しておくのも大切です。

STEP3. 会議後の議事録作成

会議後は事前にメモした内容をもとに議事録を作成します。
ここでは議事録の作成方法を簡単に解説します。

議事録の目的とは?

議事録には主に以下のような目的があります。

  • 合意形成:会議の決定事項を明示して、認識に誤りがないか確認する
  • トラブル防止:会議後の言った・言わない議論を防止する
  • 次のアクションの内容や期限の通知:会議で決まったアクションプランや宿題の内容や期限を関係者に通知する

議事録に記載すべき内容

議事録には以下のような内容を記載します。

  • 基本情報(日時、場所、参加者)
  • 決定事項
  • 宿題事項
  • 議論の経過(これについては不要なケースもあります)

より詳しい書き方については、参考記事を載せておきますのでご覧ください。

おまけ(リモートワーク会議のおすすめツール)

昨今のコロナ事情もあり、リモートワークをする方も多くなったかと思います。

ここではWEBで会議を行う場合に便利なツールなどをまとめていきます。

WEB会議ツール

弊社では主にTeamsを使っていますが、お好きなもの使って頂いて大丈夫です。

ホワイトボードツール

議論内容を可視化するためのツールです。

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